Ab Interieurarchitectenbureau
Kantoorconcepten in snel veranderende processen
De Informatierevolutie voltrekt zich over onze samenleving. Op alle mogelijke manieren worden we bedolven onder informatie. Het aantal media wat ons daarvoor ter beschikking staat is in de afgelopen tien tot vijftien jaar geweldig toegenomen. Het zal erom gaan wie er het snelst waarde toevoegt aan informatie.
De informatie- en communicatietechnologie (ICT) ontwikkelt zich in een razend snel tempo. Iedere dag weer worden we geconfronteerd met nieuwe producten en nieuwe diensten in deze branche. Alles is erop gericht om ons werk eenvoudiger, sneller, en beter te kunnen doen.
En dat lukt met veel succes. De consequentie is dat we onze werkprocessen volstrekt anders gaan inrichten.
Functies worden overbodig, en nieuwe taken en deskundigheden dienen zich aan. Een grote blokkade in efficiënte bedrijfsvoering, namelijk het papieren archief, zal dan voorgoed kunnen worden opgeheven. Let wel: papieren documenten zullen we voor ons werk blijven behouden, maar het formele archief zal volledig digitaal worden.
Een nieuwe manier van werken dient zich aan.
De invulling van het basiskantoorproces is fundamenteel aan het wijzigen. Het proces waar iedereen zich in de kantooromgeving dagelijks mee bezighoudt, is het ontvangen van informatie, het beoordelen en toevoegen van informatie, en het doorgeven van informatie. Dit basiskantoorproces is kenmerkend voor alle kantoorfuncties en voor alle kantoororganisaties, zij het op volstrekt verschillende wijzen. Onze organisaties zullen we daarom anders gaan inrichten, met meer zelfwerkzaamheid maar met een andere vorm van support, met minder managementlagen maar met een andere managementstijl, met meer individuele verantwoordelijkheden en met meer vrijheid voor medewerkers om te kiezen waar en wanneer men werk gaat verrichten. We moeten daarvoor wel veranderen: processen anders inrichten, communicatie en samenwerken anders organiseren. Dit alles heeft veel consequenties voor de bedrijfsvoering en de manier van samenwerken.
De vier meest toegepast en bekende vormen van werk omgevingsconcepten zijn
De kenmerken van voornoemde concepten zijn bij:
Kamerkantoor
Een kamerkantoor wordt ook wel cellenkantoor genoemd. Het is veelal een kamer met daarin 2 á 3 werkplekken welke te bereiken zijn via een smalle gang. De kamers zijn voorzien van standaard werkplekken, persoonlijke kasten en som een mogelijkheid tot overleg.
Kloosterkantoor
Het kloosterkantoor is een mengvorm van de kantoortuin en het kamerkantoor. Open teamwerkplekken voor vast en wisselend gebruik worden gecombineerd met gemeenschappelijke concentratiewerkplekken voor wisselend gebruik.
CoCon- kantoor (ook wel combikantoor genoemd)
Deze benaming is afgeleid van de termen communicatie en concentratie. Het coconkantoor bestaat uit een reeks kleine kantoorunits met collectieve faciliteiten en een open, brede ‘verbindingsstraat’. Er zijn verschillende werkplekken voor verschillende werkzaamheden. Dit betekent dat de werknemers geen vaste werkplek hebben. In de ‘verbindingsstraat’ worden werkzaamheden verricht die minder concentratie vereisen of waarbij overleg nodig is. De kasten zijn deels persoonlijk, deels gemeenschappelijk.
Groepskantoor
Een andere benaming is ook wel het teamkantoor. Dit kantoor is opgebouwd uit kleine zelfstandige units langs een gang met een open structuur. Binnen deze unit werken organisatorische eenheden met hun eigen takenpakket. Deze unit bestaat uit 4 tot 8 werkplekken met een mogelijkheid tot overleg. De kasten zijn voor gemeenschappelijk teamgebruik. Teamleiders hebben eventueel een eigen kamer.
Leankantoor
Het leankantoor bestaat uit een geheel van ruimtes met ieder een eigen karakter. De werknemers hebben geen eigen werkplek en bewegen tussen de diverse ruimtes. De werkplekken zijn afgestemd of tal van activiteiten.
Seats2meet kantoor
Een vrij nieuw fenomeen is het Seats2meet formule. Deze formule is een meetingformule die 24/7 dagen per week via internet op maat vergaderruimte te boeken. De prijs wordt bepaald aan de hand van hoe eerder hoe goedkoper. Je kunt per stoel reserveren. Voor ZZPers en nieuwe leiders biedt dat mogelijkheden om zo gratis elkaar te ontmoeten en samen te werken. Ook kunnen er ruimtes volgens een bepaald thema worden gehuurd. Al met steeds meer web based ontwikkelingen om flexibeler te kunnen werken.